Pagi itu saya berencana untuk menghubungi seorang pejabat di instansi pemerintahan yang belum saya kenal. Keperluannya adalah untuk bersilaturahmi dan memperkenalkan salah satu produk atau alat temuan dari UGM yang akan membantu pelaksanaan program di instansi tsb. Untuk itulah saya melakukan “riset” sederhana mengenai sang pejabat dengan mencari informasi dari berbagai sumber.
Saat sedang mengumpulkan informasi tsb, tiba-tiba ada faktor “kebetulan” atau “mestakung” karena di harian lokal pagi itu ada berita mengenai program yang akan dijalankan instansi tsb yang disampaikan langsung oleh sang pejabat. Kemudian saya pun mencatat satu per satu keterangan beliau seperti yang disampaikannya di koran.
Setelah mendapatkan info lengkap perihal kebutuhan instansi itu dan ternyata sesuai dengan spesifikasi produk atau alat temuan yang akan saya perkenalkan; selanjutnya saya mencari info lagi tentang cara menghubungi yang tepat. Singkat cerita dari info yang saya dapat dari “narasumber yang tidak mau disebutkan namanya”, pejabat tsb cukup terbuka untuk dihubungi melalui resepsionis, telepon langsung ke ponselnya (saya sudah dapat nomernya), atau melalui pesan singkat.
Saya memilih untuk mengirim pesan singkat, karena kawatir kalau saya telepon langsung beliau sedang ada tamu atau memimpin rapat. Kemudian saya pun mengirimkan 3 pesan pendek sbb.:
- Saya perkenalkan nama saya dan dari perusahaan apa, bergerak dalam bidang apa. Pesan pertama ini saya lihat langsung dibaca setelah diterima.
- Kemudian saya lanjutkan dengan pesan ke-2, kalau saya ingin bersilaturahmi sekaligus memperkenalkan produk/ alat temuan yang dapat membantu pelaksanaan program di instansinya seperti yang saya baca di koran pagi itu. Lagi, begitu pesan ini terkirim langsung dibaca.
- Pesan ke-3, saya mengajukan usul hari untuk bertemu sedangkan jamnya terserah beliau dan saya tutup dengan perkiraan waktu yang saya perlukan hanya 15 menit, dengan penutup: terimakasih. Pesan ini juga langsung dibaca. Menit ke-3 setelah terbaca, masuk pesan jawaban: Staf saya akan menghubungi untuk konfirmasi jam.
Memang itu adalah cerita awal. Tetapi tanpa keberhasilan di awal, tidak mungkin kita dapat melangkah ke proses selanjutnya. Dan pelajaran yang bisa diambil adalah agar mendapatkan janji pertemuan yang pertama dengan prospek, tawarkanlah bantuan. Bagaimana produk atau jasa yang akan Anda perkenalkan kepada prospek bisa membantu tugasnya atau memudahkan hidupnya. Jangan sekali-kali menceritakan kelebihan produk kita atau harganya yang murah. Bila itu tidak dibutuhkan prospek, maka kita hanya akan dianggap mengganggu waktu prospek yang berharga.
Sehingga PR pertama bagi para penjual atau pemasar sebelum menghubungi prospeknya adalah meriset dulu apa kebutuhannya, dalam hal apa produk atau jasanya akan memenuhi kebutuhannya, dan bagaimana cara terbaik untuk menghubungi prospek. Bila PR ini diselesaikan, maka penawaran yang disampaikannya kepada prospek untuk bertemu kecil kemungkinannya ditolak. Persis seperti adegan filem Godfather yang klasik ketika Don Vito Corleone, diperankan dengan brilyan oleh Marlon Brando, dengan suara serak dan lirih, tapi mengandung tekanan yang luar biasa kepada lawan negosiasinya berkata, “I’ll give you…, an offer that can’t be refused…”